領収書の整理、保管の方法

一番良い領収書・レシートの整理の方法はまず月ごとに分け、その月ごとの中でも日付順に並び変えるのですが、その際には旅費交通費、接待交際費、消耗品費などの勘定科目の種類ごとに分けるのがベストでしょう。そして、月ごとに封筒や段ボール、ファイルなどを用意して、その中にしまっておきましょう。一緒にその月の請求書なども保存しても良いと思います。

このように分けておきますと、後から確認したいときに簡単に見つけることができますし、会計記帳を行う際にも同じ勘定科目をコピーして連続で打ち込むというテクニックを利用できるので、作業効率が上がるのです。

この中で、日付順に並べるのは中々大変ですし時間がかかることもありますので、この部分に時間をかけたくないという方は、日付順というルールは省いても良いかなと思います。ただ、月別にはしておいて欲しいですね。一年間の領収書がばらばらの日付で並んでいるという状態では、後から見直すことは非常に困難になりますので、税務調査の際に注意されてしまうかもしれないですね。

領収書やレシートをノートや専用のファイルにのりで貼り付けないといけないのか、と聞かれることがあります。

当税理士事務所の考え方では、ノート等に領収書を貼る必要はないと思っております。あの大量のレシートや領収書をノートに貼り付ける作業は時間を取りますし、それによって得られる効果があまり大きくないと思うのです。それが営業成果を生むわけでもなければ、会計記帳で役に立つかというとそうでもないのです。

現代の企業活動では効率性、生産性が強く求められる時代ですので、ここまではやらなくて良いのではないかなと思いますね。従業員の残業時間も減少しますので、無駄だと思われる作業は省いてしまった方が良いと思います。

ちなみに、貼り付けた場合には、のりが落ちると領収書がはがれてしまって紛失につながるリスクもありますね。勘定科目ごと、月ごとに分けてクリップなどでまとめていく方法をお勧めしたいなと思います。

なお、貼り付けた場合には、糊が落ちてしまって領収書を紛失するリスクがあるという点からも、個人的には好みません。

ただ、貼らないからといって、滅茶苦茶な順序でビニール袋に領収書やレシートを放り込むだけで良いとか、そういうことではないのでご注意ください。きちんと整理して、税務調査でスムーズに提示できるようにしましょう。

整理されていない領収書と整理されている領収書であれば、税務調査での印象という意味では、整理された領収書の方が良いでしょう。領収書の整理などがされていない場合には、税務調査官から「この会社の経理はいい加減なのかな」と思われてしまうかもしれませんね。

結果的に、経費の項目を必要以上の多く確認されてしまうかもしれませんね。

税務調査では税法を駆使して調査官と顧問税理士がやり取りを行うものです。そのため、領収書の整理状況が直接的な影響を与えるものではないのですが、少しでも有利に進めるのであれば、良い印象を持ってもらった方が良いでしょう。