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領収書は月別にして、勘定科目ごとに整理すると会計記帳も楽になります。

領収書の整理、保管の方法

計算するイメージ

領収書やレシートはぐちゃぐちゃに保管せず、きちんと整理して保管してください。

法人や個人事業を営んでいる場合には、必要経費を計上するためには、領収書レシート整理保管して、それを見て会計記帳を行うことになりますし、税務調査などでも提示することになります。

この領収書やレシートですが、会社ごとに整理方法が異なるのですが、どういった方法で整理するのがベストかを考えたいと思います。

ただ、その前に一番いけない保管方法は、全く整理がされてなくて、領収書やレシートがぐちゃぐちゃのままビニール袋に入れられているような状態ですね。このような保管をしていると、後から経理の担当の方が会計ソフトに入力する際に非常に多くの労力を要します。領収証やレシートが丸まっていたりすると、それを引き延ばす作業だけでも結構時間が取られますので。

日頃からきちんと整理・保管のルールを決めておいて、それに従って領収書をためておくようにしましょう。

なお、法人の場合には7年間は領収書、レシート、請求書、契約書などの証憑類を保存するようにしてください(欠損金が生じる事業年度に関しては、10年間保存してください)。個人事業主の場合には、青色申告であれば原則7年白色申告であれば5年間保存してください。

月別、日付順、勘定科目ごとに分けるのがベスト

一番良い領収書・レシートの整理の方法はまず月ごとに分け、その月ごとの中でも日付順に並び変えるのですが、その際には旅費交通費、接待交際費、消耗品費などの勘定科目の種類ごとに分けるのがベストでしょう。そして、月ごとに封筒段ボールファイルなどを用意して、その中にしまっておきましょう。一緒にその月の請求書なども保存しても良いと思います。

このように分けておきますと、後から確認したいときに簡単に見つけることができますし、会計記帳を行う際にも同じ勘定科目をコピーして連続で打ち込むというテクニックを利用できるので、作業効率が上がるのです。

この中で、日付順に並べるのは中々大変ですし時間がかかることもありますので、この部分に時間をかけたくないという方は、日付順というルールは省いても良いかなと思います。ただ、月別にはしておいて欲しいですね。一年間の領収書がばらばらの日付で並んでいるという状態では、後から見直すことは非常に困難になりますので、税務調査の際に注意されてしまうかもしれないですね。

領収書やレシートはノート等に貼り付けなくてもOK

領収書やレシートをノートや専用のファイルにのりで貼り付けないといけないのか、と聞かれることがあります。

当税理士事務所の考え方では、ノート等に領収書を貼る必要はないと思っております。あの大量のレシートや領収書をノートに貼り付ける作業は時間を取りますし、それによって得られる効果があまり大きくないと思うのです。それが営業成果を生むわけでもなければ、会計記帳で役に立つかというとそうでもないのです。

現代の企業活動では効率性、生産性が強く求められる時代ですので、ここまではやらなくて良いのではないかなと思いますね。従業員の残業時間も減少しますので、無駄だと思われる作業は省いてしまった方が良いと思います。

ちなみに、貼り付けた場合には、のりが落ちると領収書がはがれてしまって紛失につながるリスクもありますね。勘定科目ごと、月ごとに分けてクリップなどでまとめていく方法をお勧めしたいなと思います。

きちんと整理して保管してあると税務調査で印象が良い

整理されていない領収書と整理されている領収書であれば、税務調査での印象という意味では、整理された領収書の方が良いでしょう。領収書の整理などがされていない場合には、税務調査官から「この会社の経理はいい加減なのかな」と思われてしまうかもしれませんね。

結果的に、経費の項目を必要以上の多く確認されてしまうかもしれませんね。

税務調査では税法を駆使して調査官と顧問税理士がやり取りを行うものです。そのため、領収書の整理状況が直接的な影響を与えるものではないのですが、少しでも有利に進めるのであれば、良い印象を持ってもらった方が良いでしょう。

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